SPED Fiscal: Nota Fiscal eletrônica e sua obrigatoriedade de armazenamento digital

Você contador já sabe que o SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital e que tem como finalidade unificar as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal das empresas, mediante fluxo único e informatizado de dados.
Com certeza você e seu escritório já devem estar se preparando para o novo paradigma que representará o SPED Fiscal e Contábil.

O esforço para a adequação e modernização tanto das empresas quanto dos escritórios contábeis será colossal para atender a todas as exigências do SPED.
Dentre as diversas obrigações está o correto armazenamento das notas fiscais eletrônicas em arquivos XML por 5 (cinco) anos.

As empresas clientes dos escritórios contábeis são obrigadas a guardar estes arquivos. Será que seu cliente está fazendo isso? Se uma pequena empresa recebe e/ou emite 100 notas fiscais por mês, são 1.200 notas/ano e cerca de 6.000 em cinco anos! Já pensaram a dificuldade para pesquisar estas notas? E se houver perda de dados ou algum problema no computador da empresa do seu cliente?

Cabe ao escritório contábil orientar seu cliente sobre estes novos tempos que já estamos vivendo e que trarão mudanças operacionais importantes, necessitando empenho de todos os envolvidos nesta “era do SPED”.

Não tenho dúvidas quanto à necessidade de uma nova cultura contábil-fiscal no relacionamento entre escritório e cliente onde tarefas até então realizadas no interior do escritório contábil serão executadas de forma automatizada quando o SPED Fiscal atingir todas as empresas.

Prova disso é o DEC (Domicílio Eletrônico do Contribuinte) onde a empresa receberá notificações eletrônicas, via correio eletrônico, da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo e serão consideradas recebidas e lidas em 10 dias.

Com o aumento exponencial dos serviços dos escritórios contábeis, seja por causa da NF-e, da Nota Paulista, do DEC, e por fim do SPED, torna-se imperativo uma revisão imediata nos seus procedimentos de gestão internos.

Com isso concluo que a organização do recebimento, processamento e armazenamento correto das notas fiscais eletrônicas é o caminho a seguir nesta nova fase das empresas, pois no dimensionamento adequado das novas obrigações, tanto do escritório contábil quanto das empresas contribuintes, residirá o sucesso neste novo mundo chamado SPED.

Fonte:

Marcelo Menato

Contador e Advogado

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