sexta-feira, 10 de junho de 2011

Informações Contábeis, o cliente não sabe pedir e o escritório contábil na sua grande maioria não está preparado para fornecer.

Planejar é uma das tarefas mais importantes das empresas e é através do planejamento que se realiza uma gestão competente e eficaz, principalmente nas atividades financeiras.
A falta de informações é o grande vilão nas pequenas empresas, mas não basta ter informações sem uma estrutura adequada e um método de avaliação para tomada de decisões.
Já falamos em artigos anteriores sobre a importância dos escritórios de contabilidade no suporte destas informações, pois 90% ou mais das pequenas empresas quem administra é o sócio principal e o escritório contábil, e na maioria dos casos o dono não tem formação contábil nem de gestão de negócios, dificultando ainda mais a administração e o controle de seu negócio. As pequenas empresas que dependem dos escritórios contábeis, não tem mensalmente importantes informações em tempo hábil, pois cada escritório cuida em média de 50 a 150 empresas, não tendo tempo e estrutura necessária para atender seus clientes.
Mas, este é um mercado como outro qualquer, a empresa é o cliente e os escritórios são os fornecedores de serviços e pela atual visão de mercado e de marketing os clientes comandam o mercado, ou se ajusta as necessidades do cliente ou o concorrente com melhores condições assumira como mais competente. Esta é uma questão a ser entendida pelos contabilistas, ganhar menos e melhorar os serviços ou perder o cliente para o concorrente ou porque faliu por falta gestão. Vamos citar algumas coisas em que ambos, escritório e empresa, poderiam fazer para ter um planejamento e uma gestão financeira.
Antes de abrir sua empresa o ideal, mas nunca feito é um pré-projeto ou um plano de negócio sobre o mercado que vai entrar. Neste plano serão levantadas informações sobre quais produtos ou serviços serão vendidos, qual o público que pretende atingir, quais seus concorrentes e fornecedores, a que preço irá vender e com que lucratividade, com estas informações básicas você estará conhecendo um pouco mais sobre o negócio e o Sebrae está preparado para ajudá-lo gratuitamente.
Caso você já esteja no mercado e sob os cuidados de um escritório contábil deverá solicitar do mesmo, ou, no próprio Sebrae do seu bairro, a orientação de como montar um fluxo de caixa e um pequeno orçamento empresarial que nada mais é do que, uma projeção do seu DRE a Demonstração do Resultado do Exercício ou, o Lucros e Perdas da Empresa, isto irá ajudá-lo a acompanhar o crescimento de seu negócio, também com as informações abaixo:
• Confrontar as compras mensais, através dos livros de entradas com as vendas pelos livros de saídas; e verificar se não está com excesso de estoque, isto poderá criar problemas no seu caixa.
• Solicitar ao seu escritório contábil a formação do preço de venda, pois é fundamental embutir no preço todos os impostos, as despesas e o lucro desejado.
• Montar uma planilha simples de fluxo de caixa (entradas e saídas de dinheiro), onde será registrado o saldo atual de caixa (bancos), a previsão das entradas pelas duplicatas ou vendas a receber, e ou previsão de vendas futuras; e as saídas, que são os pagamentos já compromissados e a previsão de gastos, tais como: Matérias primas ou mercadorias, folha de pagamento, encargos, impostos, empréstimos e outras despesas, etc.
• Certifique-se mensalmente se os livros fiscais foram escriturados e os impostos calculados e recolhidos dentro dos prazos especificados pelos órgãos governamentais federal, estadual e municipal se for o caso.
Guarde as originais destes impostos em arquivo em separado e de fácil acesso na empresa, pois quando da fiscalização tenha-os em mãos.
• Solicite mensalmente o volume de compras e o estoque atualizado em quantidades e valor, este será o seu termômetro para novas compras ou atender aos pedidos extras.
• Solicite da mesma forma o volume de vendas e o estoque em quantidades e valor, que lhe servira de parâmetro para planejar sua produção, vendas ou serviços.
• Solicite mensalmente um balancete contábil, ou uma previsão mais perto da realidade, (Vendas, menos impostos, menos custo das mercadorias vendidas, menos despesas,) para saber o lucro do mês, isto vai lhe dar um parâmetro, para verificar se o seu preço de venda foi calculado corretamente ou se suas despesas não estão além do planejado.
Com estas informações em mãos, sente-se com seu contador ou reúna-se uma vez por mês com o escritório de contabilidade para avaliação do desempenho do mês, comparando sempre com meses anteriores. O que você vai analisar?
• Comece pelas vendas, se foram suficientes para cobrir os gastos do mês ou se há necessidade de incrementá-las; verifique também se você não está vendendo somente produtos de baixa lucratividade, talvez necessite forçar a venda de produtos mais rentáveis, o contador poderá lhe ajudar a identificar esses produtos.
• Depois passe a analisar o custo dos produtos vendidos, se as matérias primas, as mercadorias ou os serviços não subiram, se a folha de pagamento da fábrica continua a mesma, ou se os gastos gerais de fabricação não se alteraram, também aqui a ajuda do contador é fundamental.
• Em seguida passe a analisar as despesas administrativas e comerciais, iniciando-se pela folha de pagamento que normalmente é a maior incidência, tanto para a indústria como para o comércio, as outras despesas administrativas menores também devem ser controladas.
• Outro item importante a analisar é o lucro final já abatido do imposto de renda e da contribuição social, neste caso o contador deverá verificar se a opção feita pelo regime tributário do Lucro Presumido ou pelo Lucro Real é a mais apropriada para que se pague menos imposto, se isto não for verificado e corrigido dentro dos prazos permitidos pela legislação, você poderá estar perdendo dinheiro.
Note como você pode exigir mais de seu contador ou escritório de contabilidade, além de outros controles e informações necessários, como uma Previsão Orçamentária Anual (Lucros e Perdas), implantação de controles administrativos para melhores decisões, um PCP (Planejamento e Controle de Produção), um Controle de Estoques, etc. Torne a sua contabilidade uma fonte de informações para que possa tomar decisões seguras e coerentes com seu negócio.
Fonte: Cláudio Raza
Administrador de Empresas, Economista, Contador, Pós-Graduado em Gestão de Pessoas para Negócio, Palestrante, Mestrando em Educação, Administração e Comunicação, com ênfase em Políticas Públicas, Professor Universitário, parceiro do Núcleo de Desenvolvimento Profissional da Câmara Alemã, mais de 35 anos assessorando empresas.
site: www.razaconsulting.com.br

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